Assemblée générale (AG) de copropriété : comment bien la préparer ?

Ce qu’impose la loi…

La loi encadre strictement la tenue des AG :

• Convocation obligatoire au moins 21 jours avant avec un ordre du jour précis.

• Validation des comptes et vote du budget prévisionnel chaque année.

• Quorum et règles de majorité pour chaque type de décision.

Cependant, respecter ces obligations légales ne suffit pas à garantir une AG efficace. Une bonne gestion impose une préparation bien en amont, idéalement dès deux mois avant avec le conseil syndical.

Anticiper avec le conseil syndical et un suivi régulier

L’idéal est que le syndic rencontre le conseil syndical tous les trimestres pour assurer un suivi des dossiers. Cette approche permet d’éviter découvre durant la nouvelle AG que certains sujets décidés en AG l'année précédente n'ont pas avancé.

Le vote des comptes et du budget est souvent un moment de tension. Pour éviter des blocages, le conseil syndical doit analyser les comptes en amont et interroger le syndic sur les lignes de dépenses qu'ils ne comprennent pas avant l’AG.

Avant même l’AG, le conseil syndical et le syndic doivent :
✅ Faire le point sur les avancées de l'année
✅ Préparer l’ordre du jour en concertation pour éviter des résolutions floues ou inutiles
✅ Identifier les points sensibles et anticiper les blocages possibles
✅ S’assurer que les copropriétaires disposent des informations nécessaires à l’avance pour voter en toute connaissance de cause

Bonnes pratiques :

• Demander un rendez-vous avec le syndic pour lever toute ambiguïté sur certaines dépenses et actions

• S’assurer que les comptes sur l'Extranet du syndic sont à jour pour une analyse approfondie

• Anticiper les objections et obtenir des explications écrites si nécessaire

Préparer les sujets sensibles : travaux et décisions importantes

Un des plus grands freins à une AG efficace est le manque d’information des copropriétaires et de discussion en amont. Si un projet de travaux ou une décision impactante est à l’ordre du jour, les copropriétaires ne doivent pas découvrir le sujet en AG.

Avec l’essor du vote par correspondance, de nombreuses décisions sont actées avant même la tenue de l’AG. Il est donc crucial de faire un travail pédagogique en amont pour s’assurer que les copropriétaires comprennent bien les enjeux et votent en toute connaissance de cause.

Fournir de la documentation claire

Le syndic doit envoyer des documents explicatifs détaillés :

• Comparatif de devis pour les travaux

• Études d’impact et justifications techniques

• Rétroplanning des étapes clés

• Le conseil syndical peut ajouter les implications à NE PAS faire les travaux ou prendre une décision importante

L’objectif est que chaque copropriétaire puisse se positionner avant l’AG, et non pas improviser un vote sur place.

Réunions préalables entre copropriétaires

Il est recommandé d’organiser une réunion en amont pour discuter des travaux et des résolutions importantes. D'expérience, évitez les conversations Whatsapp et les e-mails sur les sujets complexes. Privilégiez l'explication écrite pour expliquer le sujet puis un échange en visio ou idéalement en présentiel. Cela permet de :
✅ Échanger librement sans la pression du temps imposée par l’AG
✅ Comparer les devis et analyser les implications financières
✅ Construire un consensus pour éviter des débats stériles en AG

Bonnes pratiques :
Envoyer des notes explicatives sur les résolutions avant l’envoi du formulaire de vote
Encourager les échanges entre copropriétaires pour clarifier les points sensibles
S’assurer que chaque copropriétaire a accès aux documents nécessaires avant de voter.

Conclusion : Une AG bien préparée est une AG sans conflit

Une AG de copropriété réussie repose sur une préparation minutieuse en amont et une gestion rigoureuse des échanges. En structurant les discussions bien avant la réunion et en limitant les surprises le jour J, vous garantissez un processus de décision fluide et efficace.

🔹 Rappel clé : Préparez tôt, anticipez les tensions et faites de l’AG un lieu de décision, pas de débat !